Ondanks dat compliance de laatste decennia duidelijk veel professioneler is geworden, lijken de incidenten niet minder vaak voor te komen en de consequenties ook niet minder ernstig te zijn. Hoe kan dit? In dit artikel beschrijven wij een aantal redenen en ervaringen die richting kunnen geven aan een oplossing.
Een groeiende berg aan regels om na te leven
Compliance is gericht op het naleven van wet- en regelgeving, waarbij moet worden voldaan aan formele wetgeving en externe regelgeving. Daarnaast vallen het voldoen aan interne richtlijnen tevens onder compliance. Doordat wet- en regelgeving zo centraal staat in ons begrip van compliance, is de manier waarop we de naleving controleren een beoordeling of regels wel of niet geschonden zijn.
Bij twijfel of onenigheid over de norm waaraan wordt getoetst, wordt veelal (juridisch) advies ingewonnen. Blijft twijfel bestaan, dan kan de rechter uitsluitsel geven. Op zich een logische gang van zaken in een rechtstaat. Maar het heeft ook een ander effect. De nadere invulling van hoe regels geïnterpreteerd dienen te worden, leidt veelal tot een aanscherping van beleid, procedures en instructies, die op hun beurt de organisatie moeten helpen om meer compliant te zijn. Met dit advies, probeert de organisatie te bepalen hoe volwassen de compliance organisatie is en of men er “alles” aan doet om compliant te zijn.
Alleen aanscherping van regels leidt niet tot het gewenste resultaat
De aanscherping van regels geeft richting aan gedrag. Zowel hoe goed te doen, als ook aan hoe niet fout te doen. Hier zit een belangrijke crux. Vanuit de compliance organisatie helpen deze regels om haar toezicht te verscherpen. Vanuit de business helpen heldere regels en richtlijnen bijvoorbeeld om te voorkomen dat “een niet passend product” wordt aangeboden aan een klant. Echter is een (nog net) passend product compliant, maar wellicht ethisch gezien een grensgeval. De vraag is dus of deze aanscherping van regels integer handelen bevordert en stimuleert om professioneel ethiek te versterken.
Het is onze ervaring dat het cruciaal is dat compliance zich niet slechts richt op het voldoen aan wet- en regelgeving, maar dat parallel integriteit en ethisch besef wordt versterkt. Dat betekent bijvoorbeeld:
- Niet slechts aandacht geven aan de nieuwe regel, maar aan welk gedrag wordt verwacht;
- Het verbeteren van de kennis en het bewustzijn van professionele integriteit en ethiek;
- Een omgeving creëren waarin dilemma’s open kunnen worden besproken en waar consulteren bij twijfel wordt aangemoedigd.
Veel organisaties gebruiken audits en data analyse om te identificeren waar risico’s bestaan om te kunnen ingrijpen en bijsturen. Dit is belangrijk bij risico’s waarbij zero-tolerance het beleid moet zijn. Maar er bestaan ook grijs gekleurde risico’s. Risico’s waarbij de omstandigheden relevant zijn om het handelen te kwalificeren (onbewust, bewust, opzettelijk). Hierbij kan het helpen om gedrag te sturen om een cultuur van professioneel integer en ethisch handelen te versterken; zogenaamd “behavioural nudging”.
Behavioural nudging
Wanneer een risicovolle (trans)actie wordt geïdentificeerd, wordt veelal (pas) ingegrepen als een regel is overtreden, waardoor slechts “ingrijpen en straffen” resteert. Maar als je (trans)acties identificeert die mogelijk tot een overtreding zouden kunnen leiden en je gebruikt dat moment om een veilige cultuur te creëren waarin consulteren en overleggen bij dilemma’s wordt gestimuleerd.
Veelal zien we dat terstond repressief wordt opgetreden en soms ook zonder afstemming geëscaleerd. Je kan ook een waarschuwende pop-up laat zien met “Weet je zeker dat de informatie die deze klantrelatie verstrekt juist is?” of “Het lijkt alsof je twijfelt over dit risico, kunnen wij je helpen?”.
Effectiviteit van compliance is niet slechts het kunnen uitleggen dat je als organisatie niet verwijtbaar hebt gehandeld, maar ook je medewerkers ondersteunen met tools en handreikingen dat zij (geen onnodige) fouten maken. Waar het antwoord niet zwart of wit is wordt de cultuur en ethisch besef van de organisatie op de proef gesteld. Behavioural nudging kan helpen om hier op een proactieve manier aan bij te dragen.
