België heeft de primeur. Het is het eerste land binnen de Europese Unie waar sinds 1 augustus van dit jaar volledig digitaal een vennootschap kan worden opgericht. Volledig digitaal betekent in dit geval dat er geen fysieke verschijning voor een notaris meer nodig is en dat ook de akte door of namens de oprichter en de notaris op elektronische wijze wordt verleden. Ook in Nederland wordt hard gewerkt om zo’n digitale oprichting mogelijk te maken. Wat is de status in Nederland en wat betekent dit straks voor u in de praktijk?
Op 31 juli 2019 is een (Europese) richtlijn in werking getreden welke de verplichting oplegt aan lidstaten om vanaf 1 augustus 2021 kapitaalvennootschappen digitaal op te richten. Het is mogelijk om deze termijn met maximaal een jaar te verlengen. Nederland heeft van deze verlengingstermijn gebruik gemaakt. In juni 2021 is een ‘Voorontwerp online oprichting besloten vennootschappen’ ter consultatie aangeboden. Om de richtlijn in Nederland te implementeren zullen onder meer het Burgerlijk Wetboek, de Wet op het Notarisambt, de Handelsregisterwet en het Handelsregisterbesluit moeten worden aangepast.
De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (“KNB”) heeft in de tussengelegen periode alvast gewerkt aan de uitvoering van de digitale oprichting. Er heeft niet alleen veel overleg plaatsgevonden met de betrokken ministeries, het Europese notariaat, maar ook met softwareleveranciers.
Wanneer de rechtspersoon / organisatie waarvoor u werkzaam bent een B.V. in Nederland wil oprichten doorloopt u doorgaans de volgende stadia: (i) de belangrijkste bepalingen aangaande de oprichting en inhoud van de statuten worden aan de notaris doorgegeven, (ii) op basis daarvan stelt de (kandidaat-)notaris een concept akte op, (iii) nadat het concept finaal is, wordt er een afspraak gemaakt op kantoor voor het passeren van de akte, en (iv) tijdens de afspraak op kantoor wordt de inhoud van de akte toegelicht en de akte getekend namens de oprichter(s) en de notaris. Daarmee is de oprichting van de B.V. een feit. Nadien zal de notaris de B.V. inschrijven in het handelsregister, maar dat is voor het ontstaan van de B.V. niet vereist. In de praktijk zal het wellicht vaker voorkomen dat de B.V. wordt opgericht middels een volmacht afgegeven door de oprichter. Ook deze volmacht zal echter getekend (middels een zogenaamde ‘natte’ handtekening) en – wanneer de notaris deze persoon niet kent – gelegaliseerd moeten worden.
Bedoeling van de richtlijn is dat een oprichter straks niet meer fysiek behoeft te verschijnen voor de notaris; niet voor het ondertekenen van de akte noch voor het tekenen van een volmacht. Dat betekent dat wanneer de richtlijn in Nederland in wetgeving is geïmplementeerd – overeenkomstig het Voorontwerp online oprichting besloten vennootschappen – informatie over de oprichting en de inhoud van de statuten via een centraal informatieplatform tussen de oprichter en notaris worden uitgewisseld. Op het moment dat het concept finaal is, kan er een afspraak worden gemaakt. Deze vindt plaats in een digitale (en veilige) ‘passeerkamer’. Ook dan geeft de notaris toelichting op de akte, maar ondertekening namens de oprichter vindt nu online plaats middels een gekwalificeerde elektronische handtekening. Ten slotte tekent ook de notaris met een door de KNB afgegeven beroepscertificaat. Ook in het geval er bij volmacht wordt opgericht is het mogelijk gebruik te maken van de digitale en veilige ‘spreekkamer’, waarin de volmacht wederom met een gekwalificeerde elektronische handtekening getekend moet worden. Deze volmacht kan in het dossier worden opgeslagen en later door een medewerker van de notaris gebruikt worden om de akte digitaal te ondertekenen.
Het uiteindelijke doel van de digitale oprichting is het proces eenvoudiger, sneller en efficiënter (zowel voor wat betreft tijd als kosten) te laten verlopen. Indien uw handtekening of de handtekening van de bestuurder van de oprichtende rechtspersoon reeds bij de notaris bekend is, zal een oprichting ook nu al vrij efficiënt kunnen verlopen middels het ondertekenen van een volmacht. Bij een nieuwe notaris of nieuwe bestuurder van de oprichtende rechtspersoon zal het digitale oprichtingsproces wellicht eenvoudiger zijn, zeker indien de bestuurder reeds beschikt over een gekwalificeerde elektronische handtekening. In de praktijk beschikt op dit moment lang nog niet iedereen over zo’n gekwalificeerde elektronische handtekening, maar waarschijnlijk is dit een kwestie van tijd. In de periode sinds maart 2020 heeft het gebruik van de elektronische handtekening, het videobellen en andere digitale middelen voor het afhandelen van documenten immers ook een vlucht genomen. De digitale oprichting is slechts een volgende stap.
