General Counsels staan voor een reeks complexe uitdagingen: een krappe arbeidsmarkt, steeds meer en steeds complexere wet- en regelgeving en krimpende budgetten. Hierdoor kan het lastig zijn om de dagelijkse werkzaamheden te combineren met strategische initiatieven die bijdragen aan het langetermijnsucces van de organisatie. Dit vraagt om efficiëntere werkwijzen. In dit artikel zoomen we in op een van de oplossingen die Legal Operations hiervoor biedt: het stroomlijnen van processen door standaardisering en automatisering.
Het proces als uitgangspunt
Het verhogen van efficiëntie begint met het in kaart brengen van de huidige processen en werkwijzen binnen de afdeling. Hierdoor worden de inefficiënties en onnodige stappen in de processen zichtbaar. Door deze inefficiënties te elimineren, ontstaat een optimaal proces dat verder kan worden gestroomlijnd door standaardisering en automatisering.
Standaardisering
Bij standaardisering kan je denken aan het opstellen van werkinstructies, templates voor contracten of een standaard vragenlijst voor het indienen van verzoeken bij de juridische afdeling. Het voordeel van standaardisering is dat taken op dezelfde manier worden uitgevoerd, ongeacht wie ze uitvoert. Dit vermindert de kans op fouten en garandeert een uniforme kwaliteit van het werk. Bovendien hoeft niet iedereen het spreekwoordelijke wiel steeds opnieuw uit te vinden en maakt standaardisering de verwachtingen duidelijk voor alle betrokkenen, wat de samenwerking en communicatie binnen het team verbetert.
Automatisering
Automatisering is een breed begrip, variërend van simpele workflows waarmee automatisch e-mails worden verstuurd tot geavanceerde AI-gedreven contractanalysetools. Door repetitieve taken te automatiseren, wordt de doorlooptijd verkort, de kans op menselijke fouten verminderd en de kwaliteit van het werk gewaarborgd.
Drie tips van een Legal Operations specialist
- Begin bij het proces, niet bij de automatisering
Een veelvoorkomende reactie op de eerder genoemde uitdagingen is het aanschaffen van een tool. Het is echter belangrijk om éérst het proces in kaart te brengen, voordat je een tool aanschaft. Anders loop je het risico dat je inefficiënties of onnodige stappen aan het automatiseren bent.
- Experimenteren en continue verbeteren
Juristen gaan voor het beste resultaat en verzanden daardoor nogal eens in de details, waardoor veranderingen niet altijd even gemakkelijk van de grond komen. Omarm met je team een cultuur van experimenteren. Durf nieuwe methoden uit te proberen, ook als het niet direct perfect is. Door te experimenteren ontdek je wat werkt en wat niet, en kun je stapsgewijs verbeteringen doorvoeren.
- Begin klein en houd het simpel
Zeker als Legal Operations nog onbekend is voor je team, is het raadzaam om met een klein, overzichtelijk proces te beginnen. Dit maakt het makkelijker om successen te boeken en draagvlak te creëren binnen het team.
Twijfel je over de juiste processen om mee te starten? De Legal Maturity Assessment van BDO kan hierbij helpen. Deze assessment beoordeelt de volwassenheid van de juridische afdeling op diverse gebieden, zoals technologie, kennismanagement, document- en contractmanagement, outsourcing, legal compliance en risk management. Door zowel het huidige als gewenste niveau in kaart te brengen, worden verbeterpunten inzichtelijk. Onze Legal Operations specialisten kunnen vervolgens een op maat gemaakt advies geven, zodat je gerichte stappen kunt zetten naar een geoptimaliseerde juridische afdeling.
Wil je hier meer over weten? Ga dan naar Legal Operations – BDO.
