Veel ondernemingen besteden niet of nauwelijks aandacht aan algemene voorwaarden. Die worden bijvoorbeeld van toepassing verklaard op een inkoop- of verkooporder, zonder dat kritisch naar de inhoud wordt gekeken. In dit artikel gaan wij in op enkele risico’s die het ‘onbewust’ aanvaarden van algemene voorwaarden kan hebben voor de procespositie van een bedrijf.
Aansprakelijkheid
Het ligt voor de hand, maar aansprakelijkheidsbepalingen moeten altijd kritisch worden bekeken. Ook als de samenwerking op het eerste gezicht soepel verloopt en een geschil niet voor de hand ligt, zal elk bedrijf proberen om eventuele aansprakelijkheid zoveel mogelijk uit te sluiten. Zo’n uitsluiting en/of beperking van aansprakelijkheid is wel het laatste waar een onderneming mee geconfronteerd wil worden als zij de andere partij aansprakelijk wil stellen. Uitgangspunt bij overeenkomsten tussen bedrijven onderling, ongeacht de grootte van die ondernemingen, is dat de aansprakelijkheid in verregaande mate kan worden uitgesloten en/of beperkt, enkele uitzonderingen daargelaten (denk aan het niet kunnen uitsluiten of beperken van aansprakelijkheid bij schade als gevolg van opzet of bewuste roekeloosheid of op basis van de beperkende werking van de redelijkheid en billijkheid). Het is daarom van belang om – waar nodig – na te gaan welke partij wordt beschermd door de uitsluiting of beperking van de aansprakelijkheid en deze bepalingen zo nodig aan te passen of op zijn minst wederkerig te maken.
Vervaltermijnen
In algemene voorwaarden worden niet zelden vervaltermijnen opgenomen, die aangeven dat aanspraken vervallen na een bepaalde periode. Veelal zijn die vervaltermijnen opgenomen ten behoeve van de gebruiker van de algemene voorwaarden en kunnen wederpartijen daarmee worden geconfronteerd. Een bekend voorbeeld is het maken van bezwaar over een factuur binnen een korte periode na ontvangst. Als een onderneming voornemens is een rechtsvordering in te stellen tegen de andere partij, moeten toepasselijke voorwaarden altijd worden nagekeken op vervaltermijnen. Indien een rechtsvordering niet binnen die termijn wordt ingesteld, vervalt de aanspraak van rechtswege. Daarbij is van belang dat, anders dan verjaringstermijnen, vervaltermijnen niet kunnen worden gestuit.
Verjaring
Verjaring is van regelend recht, wat betekent dat partijen van wettelijke verjaringstermijnen kunnen afwijken – ook in hun algemene voorwaarden. Als een partij een vordering niet binnen de verjaringstermijn instelt, dan kan deze vordering niet meer worden ingesteld. Een belangrijk verschil ten opzichte van vervaltermijnen is dat verjaringstermijnen in beginsel kunnen worden gestuit. Die verjaringstermijnen moeten dan wel goed op het netvlies staan bij een claim op de andere partij, zodat stuiting tijdig gebeurt.
Rechtskeuze
De rechtskeuze is voornamelijk van belang als sprake is van contracten tussen partijen in verschillende jurisdicties. Hoewel op grond van internationaal privaatrecht soms (ook) het recht van een ander land van toepassing kan zijn, speelt de rechtskeuze een belangrijke rol bij de interpretatie van de algemene voorwaarden en de daarin vastgelegde rechten en verplichtingen.
Forumkeuze
De forumkeuze bepaalt bij welke instantie een rechtsvordering moet worden ingesteld. Dit kan bijvoorbeeld bij de gewone overheidsrechter zijn. Een arbitragebeding komt echter ook regelmatig voor in de algemene voorwaarden van ondernemingen. Daarmee wordt afstand gedaan van het recht om een geschil voor te leggen aan de overheidsrechter. Arbitrageprocedures kennen voor- en nadelen. Zo is een voordeel dat arbiters soms specifieke kennis hebben die handig is voor het geschil. De kosten van arbitrale procedures liggen echter vaak veel hoger en ook zijn er specifieke reglementen waar rekening mee moet worden gehouden.
Conclusie
Het lijkt makkelijk en praktisch om enkel op basis van algemene voorwaarden te contracteren, maar let op de risico’s als er algemene voorwaarden van de andere partij van toepassing zijn. Onaangename verrassingen bij eventuele geschillen liggen om de hoek. Eventuele afwijkingen kunnen beter op voorhand op praktische wijze worden overeengekomen, bijvoorbeeld door een side letter, of zelfs per e-mail (zolang maar sprake is van aanbod en aanvaarding).
