Voor GC’s wordt het thema integriteit steeds belangrijker. Waar integriteit een positief woord is, heeft het begrip integriteitsmanagement door de associatie met incidenten of klachten vaak een wat negatieve connotatie. Hoe zorg je ervoor dat integriteit proactief wordt benaderd, een gedeelde verantwoordelijkheid wordt en bij iedereen top of mind blijft? Effectief beleid valt of staat bij goede communicatie.
Integriteitsmanagement is idealiter een samenwerking tussen in ieder geval de GC, management, HR/compliance en communicatie. Als het thema vanuit verschillende invalshoeken wordt benaderd leidt dat tot een betere verankering in de organisatie. Dit artikel biedt enkele praktische aanbevelingen om integriteitsmanagement doorlopend op de agenda te krijgen.
1. Maatwerk
Het thema integriteit speelt niet alleen in de managementlaag van de organisatie. Zorg ervoor dat medewerkers op alle niveaus worden betrokken, ofwel door de communicatie en activiteiten zo laagdrempelig mogelijk te houden, ofwel door verschillende doelgroepen op maat te benaderen met concrete voorbeelden uit hun dagelijkse werk. Zo wordt het duidelijk dat het thema voor iedereen relevant is. Probeer het positief te benaderen – deel niet alleen voorbeelden van ongewenst gedrag maar juist ook gewenst gedrag.
2. Voor iedereen
Vaak krijgen vooral nieuwe medewerkers een training integriteit of is dit onderdeel van een breder onboardingprogramma. Zorg ervoor dat dit door het hele jaar heen op de organisatie brede agenda blijft staan, zodat álle medewerkers op de hoogte blijven van zowel bestaand beleid en aanspreekpunten als over nieuwe ontwikkelingen.
Van de vacatureteksten tot functionerings- en exitgesprekken, breng het belang van integriteit doorlopend onder de aandacht. Ook bij interne promoties kan het nuttig zijn om te kijken of er bij de nieuwe functie meer komt kijken op het gebied van ethisch leiderschap en of er extra training nodig is. Stimuleer managers om het regelmatig op de agenda te zetten tijdens team meetings, en faciliteer interne events of informele sessies waarbij collega’s bijvoorbeeld vier keer per jaar kunnen discussiëren over een fictief integriteitsdilemma.
3. Walk the walk
Je kunt dan nog zo zorgvuldig en compleet hebben gecommuniceerd over de normen, waarden, regels en procedures – als medewerkers in de praktijk vervolgens een andere ervaring hebben is dat funest. Dergelijke tegenstrijdige signalen zorgen ervoor dat het beeld ontstaat dat er onder de streep toch minder belang aan wordt gehecht en dat het voornamelijk voor de bühne is.
Zorg dat het voor iedereen duidelijk is bij wie ze terecht kunnen met klachten, vragen of suggesties. Sta open voor feedback en reageer snel en gepast op elke reactie of melding. Als mensen het gevoel hebben dat hun klacht niet serieus wordt genomen of als ze zien dat bepaald gedrag onbestraft blijft, zal dat wellicht ook invloed hebben op hun eigen moraal of gedrag.
4. Communiceer intern
Voor medewerkers is het belangrijk dat ze ervan uit kunnen gaan dat hun werkgever integer handelt. Daarbij zijn goed geïnformeerde medewerkers de beste ambassadeurs. Deel dus regelmatig best practices in bijvoorbeeld interne nieuwsbrieven of tijdens town halls. Bedenk daarbij dat er altijd een kans is dat interne communicatie ook buiten de organisatie wordt gedeeld. Interne en eventuele externe berichten hoeven niet identiek te zijn maar moeten wel op elkaar aansluiten en consistent zijn.
5. Communiceer extern
Externe stakeholders spelen een steeds grotere rol – voor zowel cliënten als burgers is integriteit in toenemende mate een belangrijke factor in hun inschatting van een organisatie en of ze daar diensten of producten willen afnemen. Onderschat nooit het belang van reputatie en hoe dit doorwerkt op de werkvloer. Zorg er dus voor dat er ook proactieve externe communicatie is over integriteit – van het beleid tot de keuze voor bepaalde leveranciers. Het jaarverslag kan een logische plek zijn om de aanpak te delen, inclusief leer- en verbeterpunten.
6. Doorlopende aanpak
Integriteitsbeleid komt vaak opeens hoger op de agenda naar aanleiding van een incident. Daarna ebt de aandacht vaak net zo snel weer weg zodra de storm weer is gaan liggen. Hanteer een doorlopende aanpak door middel van een jaarkalender. Idealiter is dit onderdeel van een legal & compliance jaarplanning die door de GC in samenwerking met het bestuur wordt voorbereid.
Door ad hoc activiteiten te vermijden wordt het voor iedereen duidelijk dat het thema is verankerd in de organisatiestrategie. Door het stelselmatig te blijven adresseren blijft het top of mind en verminder je ook de kans dat een incident zich voordoet.
7. Toch een issue?
Is er toch iets misgegaan en is er een issue? Communiceer (intern) zo snel mogelijk – wees transparant, vertel wat er aan de hand is, welke feiten al duidelijk zijn en wat nog onderzocht wordt. Communiceer over de volgende stappen, toon empathie voor betrokkenen en vertel wat er wordt gedaan om ervoor te zorgen dat iets dergelijks niet nog een keer zal gebeuren. Laat je niet onder druk zetten en neem de tijd om het onderzoek zorgvuldig af te ronden.
Zorg er wel voor dat er draaiboeken klaarliggen met bijvoorbeeld instructies voor de receptie ten aanzien van het doorverbinden van journalisten of maak alvast een concept interne mail voor alle medewerkers. Als er veel externe exposure te verwachten is kan het nuttig zijn om een externe adviseur in te schakelen die gespecialiseerd is in crisiscommunicatie.
Zie het incident indien mogelijk als kans om er (nogmaals) voor te zorgen dat alle medewerkers op de hoogte zijn van het beleid of om dit beleid aan te scherpen als dat nodig is. Wees transparant over hoe het issue is aangepakt en welke lessen er zijn geleerd. Zo betrek je medewerkers bij het proces en draag je door middel van het geven van eigenaarschap en gedeelde kennis bij aan gedragsverandering.
