De bedrijfsjuridische afdeling heeft te maken met een complex en dynamisch juridisch landschap. De General Counsel en bedrijfsjuristen moeten op de hoogte blijven van de relevante wet- en regelgeving die van toepassing is op de organisatie, sector en markt. In dit artikel kijken we naar de rol die de bedrijfsjuridische afdeling speelt bij monitoring en compliance, en geven we je een aantal tips en best practices om het monitoren van wet- en regelgeving en compliance daaraan makkelijker te maken.
De toenemende regeldruk kan worden toegeschreven aan verschillende factoren. Ten eerste hebben recente mondiale crises, zoals de financiële crisis van 2008 en de COVID-19-pandemie, geleid tot strengere regelgeving om de stabiliteit van de financiële markten en de volksgezondheid te waarborgen. Ten tweede zijn er groeiende zorgen over klimaat, dataprivacy, consumentenrechten en maatschappelijke verantwoordelijkheid, waardoor wetgevers en toezichthouders zich genoodzaakt voelen om nieuwe regels op te stellen om deze belangen te beschermen. Ten derde heeft de globalisering van de economie ertoe geleid dat bedrijven worden geconfronteerd met uiteenlopende en vaak tegenstrijdige regelgeving in verschillende landen.
Rol van de bedrijfsjuridische afdeling en best practices
General Counsel en hun bedrijfsjuristen spelen een cruciale rol bij het waarborgen van de naleving van regelgeving. Hun expertise in wet- en regelgeving stelt hen in staat om de vele eisen en voorschriften te begrijpen en te vertalen naar praktische richtlijnen voor het bedrijf. Maar hoe doe je dat op een efficiënte en effectieve manier? Hoe zorg je ervoor dat je niet alleen de huidige regels kent, maar ook de toekomstige ontwikkelingen en trends? En hoe zorg je ervoor dat je de compliance risico’s beheerst en voorkomt dat je organisatie in overtreding raakt? We hebben hieronder een aantal best practices geformuleerd die hun werking hebben bewezen in de praktijk.
Maak gebruik van gespecialiseerde bronnen en tools
Het internet staat vol met informatie over wet- en regelgeving, maar niet alles is even betrouwbaar, actueel of relevant. Daarom is het belangrijk om selectief te zijn en te kijken naar bronnen die betrouwbaar zijn binnen de sector en markt waarin jouw bedrijf opereert. Denk bijvoorbeeld aan:
- Juridische databanken en portals die toegang geven tot wetten, verdragen, jurisprudentie, commentaren, nieuwsbrieven, tijdschriften en boeken.
- Software en tools die je helpen om wet- en regelgeving te doorzoeken, te analyseren, te vergelijken, te vertalen, te annoteren, te delen en te archiveren.
- Alerts en nieuwsbrieven.
- Blogs, podcasts, webinars en events die je inzicht geven in de achtergronden, analyses, opinies en praktijkervaringen van experts en vakgenoten.
Een juridisch monitorings- en compliance plan
Een juridisch monitorings- en compliance plan is specifiek bedoeld voor General Counsel en bedrijfsjuristen om het monitoren van wet- en regelgeving en compliance daaraan gestructureerd en systematisch aan te pakken. Dit is een dynamisch document waarin je bijvoorbeeld de volgende punten kan vastleggen:
- Welke wet- en regelgeving relevant is voor jouw organisatie, sector en markt.
- Welke bronnen en tools je gebruikt om deze wet- en regelgeving te volgen.
- Hoe vaak je deze bronnen en tools raadpleegt.
- Hoe je de gevonden informatie verwerkt, beoordeelt, interpreteert en toepast.
- Hoe je de informatie communiceert naar de betrokken stakeholders binnen en buiten je organisatie.
- Hoe je de informatie documenteert, bewaart en actualiseert.
Verder zien we ook vaak dat er een element van risicobeoordeling op wordt genomen in een dergelijk document. Ook raden we aan om hier beleidsmaatregelen en procedures in op te nemen zodat het voor belanghebbenden duidelijk is wat er verwacht wordt met betrekking tot met name compliance.
Werk samen
We zien dat veel bedrijfsjuridische afdelingen met dezelfde vragen omtrent monitoring- en compliance van wet- en regelgeving worstelen. Je kunt veel leren van de kennis, ervaringen en inzichten van andere juristen en professionals die zich met dezelfde of vergelijkbare onderwerpen bezighouden. Daarom is het belangrijk om samen te werken met:
- Collega-juristen bij vergelijkbare organisaties.
- Externe juridische adviseurs of consultants die je kunnen ondersteunen met hun expertise of capaciteit.
- Beroepsverenigingen of netwerken van General Counsel en bedrijfsjuristen die je kunnen informeren over de laatste ontwikkelingen, best practices, opleidingen en events in jouw vakgebied.
- Toezichthouders of brancheorganisaties die je kunnen voorzien van richtlijnen, handreikingen, codes of standaarden voor het naleven van de wet- en regelgeving in jouw sector of markt.
Conclusie
De toenemende regeldruk voor bedrijven is een complexe uitdaging die wereldwijd merkbaar is. Door gebruik te maken van gespecialiseerde bronnen en tools, een juridisch monitorings- en compliance plan op te stellen en samen te werken met andere juristen en professionals, kun je deze taak makkelijker, efficiënter en effectiever uitvoeren. Zo zorg je ervoor dat je altijd op de hoogte bent van de relevante wet- en regelgeving en dat je organisatie compliant blijft.
