Sociaal ongewenst gedrag op de werkvloer kan een behoorlijke impact hebben en bij ernstige en structurele misstanden zelfs tot verstoring van bedrijfsprocessen en aanzienlijke (reputatie)schade leiden. Hoe is het gesteld met de sociale veiligheid bij uw organisatie en wat is uw rol als General Counsel hierin?
Een rol voor HR of voor de General Counsel?
Het creëren van een sociaal veilige werkomgeving behoort op het eerste gezicht tot het HR-takenpakket. De General Counsel fungeert echter in toenemende mate als ethisch geweten en moreel kompas, hetgeen leidt tot een toenemende verantwoordelijkheid en dus actievere rol bij dit onderwerp. Sociale veiligheid houdt bovendien nauw verband met integriteit en compliance, onderwerpen die al op de (beleids)agenda staan en reeds tot uw verantwoordelijkheid behoren.
Geen luxe, maar noodzaak en een wettelijke verplichting
De werkgever moet een – actief – beleid voeren gericht op het voorkomen of beperken van psychosociale arbeidsbelasting zoals (seksuele) intimidatie, agressie, geweld, pesten en werkdruk.[1] Schiet de werkgever daarin tekort, dan riskeert de werkgever claims van benadeelde werknemers.[2] Ook kan een organisatie geconfronteerd worden met aanzienlijke reputatieschade. De laatste jaren krijgt vooral seksuele intimidatie – terecht – veel aandacht. Seksuele intimidatie kent vele verschijningsvormen: dubbelzinnige opmerkingen, onnodig aanraken, gluren, pornografische afbeeldingen op het werk, aanranding en verkrachting en seksuele chantage die zodanig is dat de kans op promotie en beslissingen over het werk afhangen van verrichte seksuele diensten.[3] Om een idee te geven hoe concreet zo’n beleid op specifieke onderwerpen kan zijn: binnen Facebook geldt sinds 2018 voor het management de ‘one strike you’re out’ policy. Een stafmedewerker krijgt maar één kans om een collega mee uit te vragen. Als de collega het aanbod afwijst, mag de stafmedewerker het niet opnieuw vragen, zelf als het eerdere antwoord ‘vaag’ was. Onduidelijke antwoorden als ‘ik heb het druk’ of ‘ik kan die avond niet’, gelden als een afwijzing.[4]
Geen map in de kast of document op intranet, maar actief uitdragen
Denk bij het creëren van sociale veiligheid op de werkvloer aan de volgende acties, waarbij de General Counsel een leidende dan wel ondersteunde rol kan hebben: het definiëren van de gewenste bedrijfscultuur (inclusief trainingen en workshops), het opstellen van gedragsregels,[5] het instellen van een vertrouwenspersoon,[6] het opstellen van een onderzoeksprotocol, het opstellen van een interne klachtenregeling (inclusief meldprocedure en het aanstellen van een interne of externe klachtenfunctionaris dan wel klachtencommissie).[7] Een geschreven beleid is – als zodanig – onvoldoende. Alle werknemers moeten actief worden betrokken bij de ontwikkeling en uitvoering van dit beleid en leidinggevenden moeten worden getraind hoe ze (i) ongewenst gedrag kunnen herkennen en ertegen kunnen optreden en (ii) de gedragsregels kunnen uitdragen (het creëren van kenbaarheid).[8] Organisaties moeten daarnaast een veilige meldcultuur creëren en de gedragsregels consequent handhaven en regelmatig evalueren en aanscherpen.
Na melding toezien op consistente en zorgvuldige aanpak
Na een melding van ongewenst gedrag is een zorgvuldige en onafhankelijke klachtenbehandeling, neergelegd in een onderzoeksprotocol en klachtenregeling, uiterst belangrijk. Ook de General Counsel dient erop toe te zien dat fundamentele beginselen als hoor en wederhoor en deugdelijk en objectief onderzoek in acht worden genomen. Zorg ook voor kristalheldere afspraken in de onderzoeksopdracht, over hoe en wat wordt onderzocht, wat met de resultaten gaat gebeuren en of en zo ja hoe de communicatie richting personeel en media zal plaatsvinden. Wanneer de uitkomsten van het onderzoek aanleiding zijn over te gaan tot sanctionering dient in overeenstemming met de sanctieparagraaf uit de opgestelde gedragsregels te worden gehandeld. De sanctieparagraaf kan vrij gedetailleerd zijn (per overtreding volgt een specifieke sanctie) of juist meer open geformuleerd zijn (de zwaarte van de sanctie hangt af van de omstandigheden van het geval). Essentieel is in alle gevallen dat de opgelegde maatregel, of dit nu een schriftelijke (laatste) waarschuwing of ontslag op staande voet is, voorzienbaar is en dat de organisatie consequent en consistent is bij het opleggen van sancties.
Veel voorkomende fouten
Uit jurisprudentie blijkt niet zelden dat het mis gaat doordat bewust of onbewust wordt afgeweken van het onderzoeksprotocol of de klachtenregeling. Andere fouten zijn: selectief gebruik maken van verzameld materiaal, te veel leunen op getuigenverklaringen die bestaan uit ‘van horen zeggen’ of een niet onafhankelijke interne klachtencommissie. Rechters kennen daarnaast veel gewicht toe aan de kenbaarheid van gedragsregels: is een werknemer gewaarschuwd, is bepaald gedrag als onwenselijk gedefinieerd en is dat eerder kenbaar gemaakt? Tot slot, op de werkgever rust de bewijslast. Dit betekent dat schriftelijke stukken (onderzoeksrapport, gespreksverslagen, verklaringen, e-mails et cetera) onontbeerlijk zijn. Ook dat gaat nog wel eens mis,[9] net als de proportionaliteit bij sanctionering.
Tot besluit: hernieuwde aandacht voor de meldprocedure
Veel organisaties zijn bezig met een herziening van hun beleid omtrent sociaal ongewenst gedrag, omdat vaak blijkt dat de drempel om ongewenst gedrag te melden (te) hoog ligt. Zorg daarom voor een gezonde bedrijfscultuur waarin collega’s zich durven uit te spreken en melding durven te maken van wangedrag. En bescherm medewerkers die een melding doen. Daarbij zou zelfs aan de beschermstatus van een klokkenluider kunnen worden gedacht.[10]
[1] Artikel 3 lid 2 Arbeidsomstandighedenwet; zie ook artikel 7:646 BW.
[2] Artikel 7:658 BW biedt een grondslag voor aansprakelijkheid.
[3] Kamerstukken II 2005/06, 30552, 3 p. 25-26.
[4]Zie https://www.news.com.au/finance/work/at-work/big-firms-introduce-tough-new-one-strike-youre-out-dating-guidelines-for-staff-members/news-story/1c27f38d5a663fd0c591ff4c82d185ab.
[5] In de praktijk ook wel aangeduid als integriteitsprotocol, code of conduct of (onderdeel van een) personeelshandboek, huisreglement.
[6] Zie de Landelijke vereniging van vertrouwenspersonen (LVV), een beroepsvereniging van vertrouwenspersonen inzake ongewenste omgangsvormen, zie https://www.lvvv.nl/.
[7] Een gedragscode, klachtenfunctionaris, klachtenregeling en/of vertrouwenspersoon zijn géén wettelijke vereisten. Het initiatiefwetsvoorstel van Renkema brengt in dit laatste waarschijnlijk binnen afzienbare tijd verandering; zie wetsvoorstel 35592: wijziging van de Arbeidsomstandighedenwet (verplicht stellen vertrouwenspersoon).
[8] Hof Leeuwarden 11 april 2011, ECLI:NL:GHLE:2011:BW1643, waarin het Hof spreekt over “het stellen van heldere gedragsregels die uitdrukkelijk en bij herhaling aan haar werknemers kenbaar zijn gemaakt.”
[9] Rechtbank Amsterdam, 15 maart 2021, ECLI:NL:RBAMS:2021:970.
[10] Op 17 december 2021 zou de Wet bescherming klokkenluiders in werking moeten gaan treden omdat de lidstaten dit op grond van de EU richtlijn 2019/1937 verplicht zijn. Deze deadline heeft Nederland niet gehaald.
