Roundtable: “When the shit hits the fan”: rol van de GC bij interne incidenten en bij negatieve publiciteit
Tijdens de Roundtable over de rol van de General Counsel – bij interne incidenten en negatieve publiciteit – kwamen diverse belangrijke thema’s aan bod, waaronder het voorkomen van reputatiekwesties, het omgaan met reputatiecrisissen en het leren van incidenten. Daarnaast werd de cruciale rol van de GC in het begeleiden van het C-level management benadrukt. Anastasia Vaccaro en Wesley Vader waren de moderators van deze GCN Roundtable.
Voorkomen van reputatiekwesties
De deelnemers waren het erover eens dat het voorkomen van reputatiekwesties begint bij het integreren van juridische overwegingen in de bedrijfsstrategie. Proactieve risicobeheersing is essentieel. De meeste GC’s bevestigden dat ze één of meer protocollen hebben om deze risico’s te mitigeren. Dit vergt onder meer dat meerdere teams nauw moeten samenwerken, zoals management van C-level, de GC en/of collega’s op de afdelingen communicatie en marketing. De meeste GC’s onderschrijven de meerwaarde van zo’n multidisciplinair team dat wordt aangesteld of in werking treedt bij incidenten. De voorkeur is om daar een lean & mean team van te maken, bijvoorbeeld van drie personen, dat snel kan schalen en op elkaar is ingespeeld.
De meest voorkomende preventieve maatregel, die werd besproken, is het hebben van een crisismanagementplan. Dit plan moet niet alleen gericht zijn op potentiële juridische risico’s, maar ook op communicatiestrategieën en reputatieherstel. Door vooraf scenario’s te ontwikkelen en oefencrisissituaties te simuleren, kan een organisatie snel en effectief reageren wanneer er toch een reputatiekwestie ontstaat.
De aanwezige GC’s benadrukten voorts het belang van continue monitoring van de externe omgeving, inclusief regelgeving, marktontwikkelingen en publieke perceptie. Daarnaast werd gewezen op het belang van een sterke interne bedrijfscultuur waarin ethiek en compliance centraal staan. Deze cultuur moet worden ondersteund door duidelijke richtlijnen, protocollen en periodieke trainingen en of evaluaties, om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen handelen in overeenstemming met de kernwaarden van de organisatie.
Omgaan met een reputatiecrisis
Wanneer zich een reputatiekwestie voordoet, is het van belang om snel en effectief te acteren. Verschillende GC’s wezen op het belang van een gecoördineerde aanpak tussen de juridische afdeling, de afdeling communicatie/marketing en het bestuur. Een goed op elkaar afgestemd team kan de schade beperken door tijdig en correct te communiceren met belanghebbenden, terwijl tegelijkertijd de juridische risico’s zorgvuldig worden beheerd.
Bij het aanpakken van een crisis is (de perceptie van) transparantie van groot belang. De aanwezigen benadrukten dat openheid en eerlijkheid – waar mogelijk en geboden – helpen om het vertrouwen van het publiek en andere stakeholders te behouden. Het is cruciaal om feiten snel vast te stellen en een consistent verhaal te communiceren. Tegelijkertijd moeten organisaties ervoor zorgen dat de juridische belangen worden beschermd. Soms kunnen juridische stappen niet worden uitgesloten, maar de tendens was tijdens het overleg toch: bezint voordat men begint. Een ander gedeeld uitgangspunt lijkt te zijn, om in geval van publiciteitskwesties, in beginsel niet proactief de media te benaderen of die inhoudelijk te woord te staan, uitzonderingen daargelaten.
De bijeenkomst bracht ook aan het licht dat het omgaan met een reputatiecrisis niet alleen gaat om externe communicatie. Interne communicatie is net zo belangrijk. Het onderhouden van vertrouwen bij medewerkers is essentieel voor het behouden van een positieve bedrijfscultuur tijdens een crisis.
Leren van incidenten
Iedereen was het ermee eens dat na een reputatiecrisis het evalueren van de gebeurtenis en de reactie daarop van groot belang is. Dat gebeurt evenwel niet altijd. Een evaluatie vraagt bijzondere aandacht, omdat na het succesvol bezweren van een crisis de dagelijkse praktijk om aandacht vraagt. Juist door tijd te maken voor een gedegen evaluatie kan beter worden begrepen wat er fout is gegaan en wat er kan worden verbeterd. Dit kan leiden tot aanpassingen in het beleid, de procedures en de risicobeheerstrategieën.
De rol van de GC
De GC heeft een belangrijke rol in het begeleiden, of uit de wind houden, van het C-level management bij reputatiemanagement. Tijdens de bijeenkomst werd benadrukt dat de GC een cruciale schakel is tussen juridische expertise en bedrijfsstrategie, en dat deze rol steeds meer strategisch van aard wordt.
De bijeenkomst bood waardevolle inzichten in hoe de aanwezige GC’s en hun teams een strategische rol spelen in het beschermen en versterken van de reputatie van hun bedrijf. Proactieve maatregelen, effectieve crisisrespons en het leren van incidenten werden erkend als cruciale elementen van succesvol reputatiemanagement.
